使用电子邮件不注意这些、会引发大麻烦
来源：倍可亲(backchina.com)作为科研工作者，无论愿意与否，每天都要面对电子邮件。
它是一种高效灵活的交流方式，既可以向同事发送消息约见面，也可以发送修订稿件，还可以协助之前素未谋面的科研人员开启并进行合作。
然而电子邮件也经常会引起科研工作者们的抱怨，而且理由充分。
科研工作需要大量的时间和高度的专注力，没完没了的邮件很影响研究者的工作思路。尤其是很多人收到邮件之后，都会想第一时间回复，这就使其侵蚀了工作和生活的界限，并成为持续不断的焦虑之源。
电子邮件的另一个缺点是，由于仅包含文本、图片、文件等书面交流内容，因此可能无法传达预期的语义及情感。
而我们面对面交流中常用的语音语调，面部表情肢体语言等则无法传达，而这些都是我们表达感情的重要方法。当人们阅读邮件时，倾向于通过得出负面结论来填补情感信息的缺失，例如，人们会倾向于假设其他人对我们感到不满或沮丧。
比如，如果收到领到的电子邮件，上面写着：“我们可以谈谈吗”或“给我打电话”，大部分人都会感到深深的不安，觉得发件人对其有不满的地方。邮件交流中感情传递的缺失，可能会给人们带来压力，并且导致误会。
考虑到电子邮件这些缺陷，年轻的科研工作者应如何应对这个问题呢？
Science杂志职业专栏专门就这个问题分享一些电子邮件的基本礼仪，并提供一些技巧，以便我们能更高效地利用邮件。
原题目：Letters to Yong Scientists: Ascientist’s guide to email etiquette
作者：JuneGruber, Leah H. Somerville, Jay J. Van Bavel
编译：David Fan
审校：Mark博士
1. 保持专业
Stay professional
与工作相关的邮件，应使用单位邮件地址收发，尤其是与不熟识的人沟通的时候。
在邮件最后附上官方签名、头衔以及工作单位等。
工作邮件中，要避免使用“嘿”“哟”“兄弟”等随意的称呼，这会让别人觉得您非常不专业。应该用对方更容易接受的方式称呼对方，如果不确定的话，可以中规中矩的用“XX教授”，“XX医生”。避免使用“XX小姐”“XX太太”称呼女性，因为有可能会引起性别歧视的怀疑。
保持专业，可以避免不必要的麻烦，而当相互熟了之后，对方会告诉您非正式的称呼。
发送邮件之前，一定检查拼写，尤其是用手机上的联想输入法打字的时候，很有可能会出拼写错误，闹笑甚至引起误解。
如果是非常重要的议题，可以考虑发送之前读给同事朋友听，争取一下意见。就像Olivia Nuzzi说的那样“跳舞吧，想象着身边一个人都没有。
认真撰写邮件吧，想象着它有可能某天被公开大声朗读出来”。
2. 简洁礼貌
Be concise and courteous.
电子邮件不是学位论文，尽量不要发送花费超过1或2分钟才能读完的长邮件。
可能的话尽量选择封闭式问题提问，以便对方可以用“是”或“否”简单回答。研究表明，人们对简短的邮件响应速度要快得多。如果要添加上下文，请链接到相关邮件或者干脆发起会面。
除非必须，邮件尽量不要“抄送”他人，避免“答复全部”。
换位思考，体谅他人收到成堆邮件时候的感受。
3. 敏感话题线下交流
Take sensitive conversationsoffline
电子邮件通常是最方便的沟通方式，因此很多人默认选择使用邮件交流。但是，如果某个议题需要双方深入对话，仔细讨论，或者包含潜在的敏感话题，还是选择传统的线下交流吧。
4. 设立界限
Create boundaries
当进行一项需要完全专注力的工作的时候，可以关闭手机和电脑上的新邮件提醒。为周末和非工作时间设立个界限吧。我的同事为他的实验团队制定了收发邮件的规定，晚上和周末尽量不要发邮件，如果非工作时间写的，可以使用“定时发送”功能。
不一定每个人都这样，大家的工作方式各不相同，但了解同事朋友的习惯，设立一种健康的工作生活界限来收发邮件，可以使交流更顺畅。
5. 管理收件箱
Organize your email
可以用自动分类，或者过滤器功能，把非紧急的邮件自动保存到特定的收件夹，以减少邮件提醒的次数。
我的同事Jay和June就用过滤器把所有包含“列表服务”内容的邮件自动分类到“非紧急”的收件夹。 June还把学生们发来的邮件自动分类到“教学”收件夹中，以免错过。
这种方法可以帮助您管理邮件，使它们各自归位，突出最紧急重要的，放缓放缓非紧急重要的。
6. 尝试非邮件沟通
Try email alternatives
有时，电子邮件并不是交流的最佳方式。有可能就某个项目，实验室成员会给您发来铺天盖地的邮件，而自己很难决定先回复谁，先解决哪个问题。这时候可以干脆用其他通讯软件或者电话，面谈等方式更高效的解决问题。
尽管完全弃用电子邮件可能是不可能的，但其他的沟通方式完全可以考虑。
